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    随着社会信息技术的飞速发展,人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源,档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业,也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

    企业信息化建设不单单是实现档案目录检索,更重要的是实现纸制档案的网上全文检索,因此说,企业档案信息化的建设也应该有一个宏观的规划和目标,充分利用现代化设备和技术,采用先进科学的管理方法,实现纸质档案的信息化,为企业各部门查阅利用档案资料提供一个现代化、高效率的管理平台。

    • 企业档案信息化建设的误区

    在很多人眼里,档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

    (1) 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

    许多档案管理人员,对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解,是将档案信息化建设等同于档案计算机管理,即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为,档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

    (2)将档案信息化与档案数字化混为一谈

    传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上,都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题,一是解决网上浏览的问题,二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说,企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此,很多企业档案数字化工作进行得比较早,主要工作是将档案实物进行数字化处理,变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

    但是正因为这一点,很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段,没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理,到电子档案管理及档案知识管理的转变。

    • 档案信息化建设的目标

    根据近几年档案信息化发展的形势来看,档案管理已经摆脱了实物手工管理。绝大多数的企业,都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业,通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化,有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

    各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状,来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标,按低到高分为三个层次:

    (1) 短期目标

    以档案实物数字化为主要内容,辅助计算机编目为手段,实现档案文件的网上浏览、提供利用。

    (2) 中长期目标

    在短期目标的基础上,通过流程再造,采用电子签名、权限管理等技术手段,结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化,实现档案信息管理。

    (3)远期目标

    在中长期目标的基础上,通过参与企业生产经营活动的全过程,自动收集档案知识信息,超越传统档案管理的概念,将档案管理与信息管理、知识管理结合起来,实现档案信息知识管理。

    • 公司档案信息化建设的原则

    (1)以档案信息资源开发与利用为中心的原则

    档案信息化建设,包括制度建设、流程管理、信息资源准备,特别是各种系统和软件的开发,要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则,系统运行最流畅,界面做得最好看,信息资源保管得最完善,都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去,这样也违反了档案信息化建设的初衷。

    当然这里说的以开发利用为中心的原则,并不是不讲安全。作为企业来说,知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级,完全可以解决这些问题。

    (2) 效益最大化原则

    企业进行档案信息化建设,首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此,档案信息化建设,特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面,哪些系统先上、哪些问题要先解决,甚至包括不同信息资源数字化的先后,都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上,是文书档案先上还是科技档案先上。再比如,科技档案扫描项目的选择上,就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

    (3)标准、编码先行的原则

    档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分,包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调,都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台,都需要统筹规划,确认工作流程,划分各自的职能域和主题数据库。

    (4)阶段性建设,逐步实施的原则。

    要实现科技档案信息化的目标,即使具备了诸多有利条件,但是也不可能在短时间之内实现,制度改革、流程再造,系统论证、运行、评价,信息资源准备,都需要分阶段,逐步实施。

    • 档案信息化建设的主要内容

    不同企业档案信息化工作起步有早有晚,信息化程度有高有低,信息化建设内容与侧重点也不一样。

    1.档案的数字化

    很多企业在长期的经济建设中积累下来了大量的档案,包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则,对相应的档案进行优先排序,效益最大的优先数字化。

    1) 科技档案

    中冶南方的科技档案主要是图纸档案,主要利用价值在于它的参考价值,从这个利用目的出发,对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案,进行优先数字化处理。

    因此优先顺序可参考为:典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间,完成历史遗留档案的扫描工作。

    2) 专利档案

    专利档案目前还不是很多,建议可优先实现,与公司专利管理系统结合起来,实现专利档案的全部数字化。

    3) 文书档案

    文书档案数字化优先顺序参考为:典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

    4) 人事档案

    人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定:近年的人事档案-个人相关证件-其它

    5) 其它档案

    2.知识库的建立与利用

    传统档案管理只关注最终实物档案,档案信息化初级阶段重视档案数字化,档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息,还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程,档案信息之间的联系,甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。不仅要重视档案本身反映的信息知识,还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习,形成一个完善的档案知识库。

    • 电子档案资料存储的安全性

    档案的信息化建设极大的方便了查阅,不仅提高了管理部门的工作效率和技术水平而且可以有效的为科技人员提供科研服务,可以为领导层的决策提供有力的依据,档案资料是无形的资产,档案信息化管理后,要加强数据库管理,把档案的管理部门从档案的保管部门变为企业内部信息的信息中心,这样电子档案资料存储的安全性就尤为重要了,它也是档案信息化建设的关键,因此企业的电子档案备份方案要提供强有力的可靠保障。

    目前,虽然服务器的容错技术极大的降低了企业各种业务在各种不可预料灾难发生时的损失,但是理想的备份系统应该是全方位、多层次的管理,系统管理员利用集中式管理工具对全网的备份策略进行统一管理,备份服务器可以监控所有机器的备份作业,也可以修改备份策略,浏览所有的目录,所有的数据可以备份到同备份服务器或与应用服务器相连的任何一台磁带库内,保证数据存储的安全可靠。

    • 数据的原件真实性

    档案的信息化建设,实现全文检索,是将纸质档案和照片等资料进机,主要通过扫描仪的扫描和数码相机拍摄将档案信息输入计算机,同时采用一些图形图像软件进行处理加工,在输入处理的过程中要注意保持纸质档案的原貌和文件尺寸的大小,使档案原件最终以图形文件的形式保存,以保证原件的真实、有效性。

    • 档案信息的高效性

    利用网页技术和数据库技术为用户高效利用电子档案打下了良好的基础。档案查询网站要使用统一、友好的浏览界面和操作方法,方便用户的浏览操作,同时要采用模糊查询技术,为用户提供多种快速查询方法,能够使用户在较短的时间内找到所需的档案资料。 档案管理的信息化,使档案信息成为企业的无形资产,为企业的领导决策提供大量的依据,为科研人员进行学术研究提供参考,同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发,提高了工作效率。

    档案管理实现信息化后,档案的查借阅采用计算机管理,操作方便,同时自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还,减少了档案人员的催还档案的诸多麻烦和不便。

    • 档案信息化人才队伍的建设

    档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外,关键的问题在于要加强人才队伍建设。企业要做好档案信息化建设工作一是要加大档案信息化宣传教育力度,在全公司各级各类档案部门普及档案信息化知识。二是在公司档案系统的档案人员都要接受计算机专业知识培训。三是对档案专业技术人员实施继续教育,把信息化及其相关知识作为每年进修的内容,努力提高全公司档案工作者的档案科技意识和科研水平。四是加强档案信息化建设专门人才的培养,掌握先进的现代化知识和技能,为企业档案信息化建设提供人才支撑和技术保障。 总之,企业档案实现信息化、数字化、网络化是时代发展的大方向,只有实现企业档案工作的信息化,才能和企业的发展相协调,才能适应不断变化的外部环境的需要,为企业提高市场竞争力,实现可持续发展做出更大的贡献。

     

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