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    档案数字化加工?学会七步不出错!

    档案数字化加工?学会七步不出错!

    档案数字化加工是指将纸质文件转换成电子文件,存储在相应的管理软件中,形成比传统纸质文件更方便快捷的电子文件。那么档案数字化加工怎样开展呢?简而言之,分为文件分解、文件扫描、图像处理、文件记录、数据质量检验、数据挂接、文件还原等七个步骤。

    1、案件卷宗。

    检查文件是否完整,是否有缺页、漏页、错编、正副卷标注是否正确;拆下文件,小心撕下封条,剪下封装线;特殊情况下,将文件中的页面分开,标注特殊页面,提醒扫描者注意;取下文件中的订书钉、曲别针等金属物体,如每卷(包括正副卷)页数。对于不确定的文件,开卷人员应及时咨询文件人员,不得擅自处理。

    2、档案扫描。

    在扫描过程中,应整理文件,以避免文件卡纸或数据在扫描过程中无法完全显示。如发现文件丢失,应及时清理并正确插入图像。当扫描图像的排列顺序与原始文件不一致时,应及时调整,认真填写文件,扫描登记表,登记移交的文件数量,扫描页数,检查每个文件的实际扫描页数,整理时整理的文件页数是否一致,如有矛盾,说明原因和处理方法。

    3、图像处理技术。

    利用扫描软件结合人工优化图像,使图像效果达到或超过实体效果;处理扫描产生的特殊图像,如黑边、扭曲等;检查异常格式和容量文件;科学处理案例中遗漏的网页,确保扫描的图像数量与原始网页数量一致。该方法基于清晰的网页图像处理方法,对网页图像进行离线偏移和校正,从而影响网页质量。处理图像时,应保留文件号和网页号。

    4、归档。

    如果文件仓库提供的目录与纸质文件不一致,应以纸质文件的原始内容为标准输入,并删除错误数据。相关记录项目的内容应完全输入。如果文件中记录的项目不清楚或不完整,应及时记录并反映给保管人员。如需增减相关记录字段,请咨询档案管理员。如果目录内容错误,如果主题内容编号错误,应以纸质文件信息为准,并及时反映给档案管理员。分类清单时,检查清单是否完整,是否有错误。

    5、数据质量检验。

    逐一检查扫描文件、页数、目录是否与每个文件中的内容一致,以及每张图片的倾斜度、清晰度、指向度和分辨率格式。

    6、数据挂接。

    利用数字加工软件生成连接数据,将数据复制到服务器,运行服务器连接软件,打开文件信息管理系统检查连接文件。

    7、归档整理。

    文件数字化处理完成后,由文件保管员接收。通过扫描和图像处理,严格检查质量,严格装订和恢复文件。注意恢复文件的分类和归还,保持加工室整洁有序,填写文件移交登记表。



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