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    档案扫描的硬件设备的配置问题

    档案扫描的硬件设备的配置问题

    文件扫描不需要基础工程,软硬件配置是基础,良好的配置可以提高扫描工作的效率。一是设备配置效费比问题。

    但是扫描作业对设备的性能要求太单一,配置过高会造成资源浪费,应根据工作实际需要,合理配置,提高设备性价比,为单位节省资金。其次,易于使用,易于使用。文档扫描软件应充分考虑档案部门大部分人员的接受能力。在软件实用性的基础上,考虑到软件的可操作性和便利性,一般选用封装性好的软件产品。

    如果软件操作过于复杂,必然会受到抵制,降低工作效率,就必须在软件的可操作性、便捷性与实用性之间寻求一个平衡点。第三,设备配置要考虑发展因素,保证现阶段的配置能满足未来特定时期的使用要求,避免因设备不能满足发展需要而提前更换。

    档案扫描前必要的顶层设计

    在扫描仪启动之前,首先要做的是顶层设计,也就是要对扫描器进行合理的扫描,以确保扫描器的正常有序。

    1、协调好档案管理部门和档案扫描的分工。为了便于各单位更好地安排自己的工作任务,需要明确档案是由档案单位扫描还是通过档案扫描。

    2、统筹好档案部门一年内查核工作量和其他工作之间的关系。扫描设备是一种常规工作,应对现有的工作量进行综合分析,合理制定工作计划。过多的工作量,必然会导致“赶工”现象,使得扫描质量下降,同时也影响和干扰了正常的办公室秩序;如工作量设定太少,文件扫描速度跟不上档案移交的速度,就会导致档案积压,同时也会影响档案的及时有效使用。

    3、整理好文件间的扫描顺序关系。扫描时,应根据对档案利用的紧急程度,要求高的文件优先进行扫描。


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