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    纸质档案数字化处理的基本程序与注意事项


    任何一个有一定存在历史的机构,都有一定数量的纸质档案,将这些纸质档案数字化,有利于管理与利用。

    1. 创建档案管理分类架构一般分为:

    文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等,可根据用户自身管理需要,进行更详细的档案分类理。

    2. 取卷:

    从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时注意:准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取,不要丢卷,确保案卷的完整。

    3. 拆卷:

    保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确。保持案卷的清洁。拆开案卷,将案卷背面的封条小心撕干净,剪开装订线。

    取掉案卷中的金属物。将卷内文件一页页分开,对单面、双面等情况进行标注,以提醒扫描人员注意。为了方便扫描及时与扫描人员沟通。注明每卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。如有疑问,应及时向档案管理员进行咨询和沟通,不得擅自违规处理。

    4. 录入卷内文件信息

    一份案卷,一般都由多份性质相同或相似的文件组成,即所谓卷内文件。

    如果系统中已存在卷内文件目录,不必在录入,若无,则采用新建文件的方法,录入卷内文件属性信息。

    5. 档案扫描

    按照档案局《纸质档案数字化规范》(DAT31-2017)等的要求,结合用户实际需求和相关要求扫描。http://www.nanpa10.com/product/producta?cat_id=133扫描人员按照《扫描与处理工作说明书》的要求,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取后进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件,扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。

    6.图像处理

    利用档案数字化加工工厂采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

    7. 扫描时的注意事项如下:

    根据需要设置扫描文件的格式和分辨率可对各种常用格式的数字化文件进行管理。对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料,需用不同的比例或扫描方法进行扫描。根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名(图片管理器扫描时,将自动上传)。

    将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对,确保不重扫、漏扫、多扫,同时保证案卷的清晰度,对扫描结果不佳的页面进行专门处理。



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