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    档案收集归档注意哪些事项


    收集的文件是否是生效文件

    也就是这份文件是否办理完毕,是否已完成公文处理的每一个程序。
    常见无效文件类型:文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等);归档文件不是原件,是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。

    文件是否收集齐全完整

    包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。

    容易疏漏的文件有:1、代上级机关草拟并被采用的文件的草稿和印本。2、党、团员花名册;干部、职工花名册;知识分子花名册;公务员考核备案花名册。3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资,行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定(晋升)工资审批表。

    收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求

    1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。

    2、不能用复写纸拟稿。

    3、不能将传真纸件存档,若必须存档,则以复印件替代。

    4、不能将色带打印纸件存档,若必须存档,则以复印件替代。


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